Wissen · Kosten
Was ein KI-Mitarbeiter kostet
Angebote für KI im Betrieb sind schwer zu vergleichen, weil sie verschiedene Posten in verschiedene Positionen packen. Dieser Text zerlegt die Kosten in fünf Posten, nennt die üblichen Abrechnungsmodelle mit ihren Nebenwirkungen und zeigt an einer Modellrechnung, ab wann sich ein Vorgang trägt.
Die fünf Kostenposten
Unabhängig vom Anbieter fallen dieselben fünf Posten an. Sie stehen nur an unterschiedlichen Stellen im Angebot.
- Die Vorklärung. Welcher Vorgang wird übernommen, wie oft fällt er an, welche Systeme sind beteiligt. Bei Werklane ist das der KI-Check mit 2.500 Euro netto, anrechenbar auf die Einrichtung.
- Die Einrichtung. Anbindung an ERP, Postfach und Ablage, Festlegung der Regeln und Grenzwerte, Abnahme an echten Vorgängen. Der größte Einmalposten.
- Der laufende Betrieb. Rechenzeit, Modellnutzung, Speicher und Überwachung. Dieser Posten wächst mit der Menge der Vorgänge.
- Die Pflege. Neue Lieferanten, geänderte Formate, angepasste Regeln, ein Versionswechsel im ERP. Fällt in jedem Jahr an.
- Die eigene Zeit. Ansprechpartner im Betrieb, Freigabe der Zweifelsfälle, Abstimmung mit Buchhaltung und IT. Dieser Posten steht in keinem Angebot und ist trotzdem real.
Wer zwei Angebote vergleicht, ordnet zuerst jede Position einem dieser fünf Posten zu. Danach werden die Summen vergleichbar.
Drei Abrechnungsmodelle
Nach Nutzern. Ein fester Betrag je Person und Monat. Gut planbar, passt aber schlecht zu einem System, das im Hintergrund arbeitet: Der Nutzen hängt an der Zahl der Vorgänge und nicht an der Zahl der Personen, die zusehen.
Nach Vorgängen. Ein Betrag je Beleg, Anfrage oder Prüfung. Die Kosten folgen dem Nutzen, und schwankende Mengen bleiben nachvollziehbar. Wichtig sind die Definition eines Vorgangs und der Preis oberhalb des vereinbarten Volumens.
Als Pauschale. Ein fester Monatsbetrag unabhängig von der Menge. Planbar für den Betrieb, für den Anbieter nur kalkulierbar mit einer Obergrenze. Prüfen Sie, wo diese Grenze liegt und was danach passiert.
Bei Werklane richtet sich der Preis im laufenden Betrieb nach der Nutzung, weil damit die Kosten mit den übernommenen Vorgängen steigen und fallen.
Posten, die im Angebot fehlen
Vier Positionen tauchen regelmäßig erst während der Einführung auf:
- Schnittstellenlizenzen des ERP-Herstellers. Manche Systeme berechnen den schreibenden Zugang gesondert.
- Datenpflege im Vorfeld. Uneinheitliche Kreditorenstämme oder Artikelnummern müssen bereinigt werden, bevor eine Prüfung greifen kann.
- Die Testphase im Parallelbetrieb. Für einige Wochen laufen alter und neuer Weg nebeneinander. Das kostet Zeit in der Fachabteilung.
- Die Abstimmung mit dem Betriebsrat. Bei Systemen, die Arbeitsergebnisse einzelner Personen sichtbar machen, ist sie erforderlich, siehe unseren Text zu KI und Datenschutz.
Eine Modellrechnung
Angenommen, ein Betrieb erfasst 800 Eingangsrechnungen im Monat. Die Erfassung und Prüfung kostet im Schnitt sechs Minuten je Beleg, das sind 80 Stunden im Monat. Bei einem Vollkostensatz von 45 Euro je Stunde entspricht das 3.600 Euro im Monat oder 43.200 Euro im Jahr.
Übernimmt ein System 70 Prozent der Belege vollständig und legt die übrigen zur Prüfung vor, verbleiben rund 30 Stunden im Monat, also 1.350 Euro. Die Ersparnis liegt bei rund 2.250 Euro im Monat oder 27.000 Euro im Jahr, bevor die Kosten für Betrieb und Pflege abgezogen sind.
Die Rechnung ist ein Modell mit gerundeten Annahmen und beschreibt keinen gemessenen Betrieb. Zwei Größen entscheiden über das Ergebnis: die Zahl der Vorgänge und der Anteil, der ohne Rückfrage durchläuft. Beide sollten vor der Einführung geschätzt und nach drei Monaten gemessen werden.
Wie sich das Risiko begrenzen lässt
Drei Vereinbarungen begrenzen den Einsatz auf einen überschaubaren Betrag.
Erstens ein fester Preis für die Vorklärung, der auf die Einrichtung angerechnet wird. Damit kostet die Entscheidungsgrundlage einen bekannten Betrag, und im Fall einer Fortsetzung fällt sie nicht doppelt an.
Zweitens ein einzelner Vorgang zum Anfang. Ein übernommener Rechnungseingang zeigt innerhalb weniger Wochen, wie hoch der Durchlaufanteil tatsächlich ist. Das ist die belastbarste Grundlage für jede weitere Entscheidung.
Drittens eine Testphase mit klarem Ende. Zwei bis drei Monate, jederzeit beendbar, mit einer vorher festgelegten Kennzahl für den Erfolg. Bei Werklane ist dieser Ablauf der Regelfall.
Quellen und Stand. Die Preise für den KI-Check sind Listenpreise von Werklane, Stand 4. September 2026. Die Modellrechnung verwendet gerundete Annahmen zu Belegmenge, Bearbeitungszeit und Stundensatz und ist als Modellrechnung gekennzeichnet, sie beruht nicht auf Messwerten eines bestimmten Betriebs. Die Aufstellung der Kostenposten folgt der Praxis aus Einführungsprojekten im Mittelstand.
