Wissen · Verfahren
KI-Agent, Chatbot und RPA im Vergleich
Drei Verfahren werden im Gespräch häufig gleichgesetzt und lösen verschiedene Aufgaben. Der Unterschied liegt darin, wer den Vorgang startet, wie das System mit Abweichungen umgeht und was passiert, wenn eine Vorlage sich ändert. Dieser Text ordnet die drei ein und nennt für jedes den passenden Einsatz.
Der Chatbot
Ein Chatbot beantwortet Fragen in einem Dialogfenster. Moderne Varianten greifen dabei auf hinterlegte Dokumente zu und geben die Fundstelle an. Der Vorgang beginnt damit, dass eine Person eine Frage stellt, und er endet mit einer Antwort auf dem Bildschirm.
Der Nutzen liegt beim Suchen. Wer wissen will, welche Zahlungsfrist in einem Rahmenvertrag steht oder welche Prüfschritte eine Arbeitsanweisung vorsieht, kommt schneller ans Ziel als über die Ablage. Die anschließende Arbeit bleibt bei der fragenden Person.
Grenzen zeigen sich, sobald aus der Antwort eine Handlung folgen soll. Ein Chatbot ohne Anbindung an die Fachsysteme kann eine Buchung beschreiben und keine auslösen.
Die Regelautomatisierung
Robotic Process Automation, kurz RPA, bedient bestehende Programme so, wie ein Mensch es täte: Fenster öffnen, Felder füllen, Knöpfe drücken. Der Ablauf wird einmal aufgezeichnet und läuft danach nach Zeitplan.
Innerhalb der aufgezeichneten Vorlage arbeitet RPA sehr zuverlässig und schnell. Es eignet sich für Vorgänge mit gleichbleibender Oberfläche und gleichbleibendem Format, etwa den nächtlichen Abgleich zweier Listen oder das Anlegen von Stammdaten aus einer Datei.
Der Schwachpunkt ist die Abweichung. Ein verschobenes Feld, ein zusätzlicher Dialog oder ein Lieferant mit anderem Rechnungsaufbau führen zum Abbruch. Der Pflegeaufwand wächst mit der Zahl der Vorlagen, und jede Änderung an einer Fremdoberfläche kann eine Anpassung auslösen.
Der KI-Agent
Ein KI-Agent nimmt einen Vorgang selbst entgegen, versteht den Inhalt unabhängig vom Aufbau des Dokuments, holt sich die nötigen Vergleichsdaten aus den Fachsystemen und schreibt das Ergebnis zurück. Zweifelsfälle legt er einer benannten Person vor.
Weil das Verständnis am Inhalt hängt und nicht an einer Position auf der Seite, verarbeitet ein Agent auch Formate, die er vorher nicht gesehen hat. Dafür braucht er klare Grenzen: welche Beträge ohne Rückfrage durchlaufen, welche Abweichung eine Vorlage auslöst, und welche Felder er überhaupt schreiben darf.
Der Aufwand liegt in der Anbindung und in der Festlegung dieser Grenzen. Beides fällt einmal an und gilt danach für alle Vorgänge derselben Art. Was ein solches System ausmacht, steht ausführlich in unserem Text KI-Mitarbeiter: was hinter dem Begriff steckt.
Die Unterschiede auf einen Blick
| Frage | Chatbot | Regelautomatisierung | KI-Agent |
|---|---|---|---|
| Wer startet den Vorgang | eine Person mit einer Frage | ein Zeitplan | der Eingang selbst, etwa das Postfach |
| Unbekanntes Format | unerheblich | Abbruch des Laufs | Verarbeitung, bei Unsicherheit Vorlage |
| Wo das Ergebnis landet | auf dem Bildschirm | in der bedienten Maske | als Datensatz im Fachsystem |
| Pflegeaufwand | Dokumente aktuell halten | je Vorlage und bei jeder Oberflächenänderung | Regeln und Grenzwerte nachschärfen |
| Nachvollziehbarkeit | über die genannte Fundstelle | über das Ablaufprotokoll | über den Vorgang mit Daten, Entscheidung und Freigabe |
Welches Verfahren wann passt
Für die Auswahl reichen zwei Fragen. Erstens: Kommen die Vorgänge in einem einheitlichen Format herein? Zweitens: Soll am Ende eine Buchung, ein Datensatz oder eine Antwort stehen?
- Einheitliches Format, Ergebnis ist ein Datensatz: Regelautomatisierung genügt und ist meist günstiger.
- Wechselnde Formate, Ergebnis ist ein Datensatz: ein KI-Agent, weil die Vorlagenpflege sonst den Nutzen aufzehrt.
- Beliebiges Format, Ergebnis ist eine Antwort für einen Menschen: ein Chatbot auf den eigenen Dokumenten.
Die Kostenfrage folgt derselben Logik. Der Vergleich lohnt über die Laufzeit, weil die Vorlagenpflege bei RPA laufend anfällt. Die einzelnen Posten stehen in unserem Text Was ein KI-Mitarbeiter kostet.
Der übliche Aufbau im Betrieb
In der Praxis stehen die drei Verfahren nebeneinander. Ein Agent übernimmt den Rechnungseingang mit seinen wechselnden Absendern. Eine bestehende RPA-Strecke bleibt für den nächtlichen Abgleich zweier Systeme in Betrieb, solange sie läuft. Ein Chatfenster auf den eigenen Handbüchern beantwortet die Fragen, die sonst in der Fachabteilung landen.
Der Fehler, der Geld kostet, ist die Wahl des aufwendigsten Verfahrens für einen Vorgang, den ein einfacheres zuverlässig erledigt. Der zweite Fehler ist die Vorlagenpflege für einen Vorgang, dessen Formate sich ständig ändern.
Quellen und Stand. Die Beschreibung der drei Verfahren folgt ihrer allgemein verwendeten Definition und der Praxis aus Werklane-Projekten. Aussagen zu Aufwand und Pflege sind Erfahrungswerte aus Einführungsprojekten im Mittelstand und keine gemessenen Werte eines bestimmten Betriebs.