Eingangsrechnungen automatisch buchen: drei Stufen und ihre Grenzen

Drei Schritte, drei Anbietertypen

Von der Rechnung im Postfach bis zum fertigen Buchungssatz liegen drei Schritte. Angebote am Markt decken unterschiedlich viele davon ab.

1. Ablegen

   Das Dokument wird revisionssicher archiviert und ist wiederauffindbar. Dokumentenmanagementsysteme decken diesen Schritt seit Langem ab. Die Erfassung in der Buchhaltung bleibt davon unberührt.

2. Auslesen

   Aus dem PDF werden Felder gewonnen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Positionen. Das Ergebnis ist eine Liste von Werten, die geprüft und übernommen werden muss.

3. Prüfen und buchen

   Die Werte werden gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen, Konto und Kostenstelle bestimmt, die Steuer geprüft, und der Buchungssatz wird im ERP angelegt. Erst auf dieser Stufe entfällt Bearbeitungszeit.

Für den Vergleich von Angeboten ist deshalb maßgeblich, ob ein System beim ausgelesenen Feld endet oder beim gebuchten Beleg. Zwischen beiden liegt der überwiegende Teil des Aufwands.

Warum Vorlagen der falsche Weg sind

Ältere Systeme arbeiten mit Vorlagen: für jeden Lieferanten wird einmal eingelernt, wo auf dem Blatt welche Zahl steht. Das funktioniert, solange sich nichts ändert.

Mittelständische Betriebe haben häufig mehrere hundert Lieferanten. Ändert einer davon sein Rechnungslayout, etwa nach einem Systemwechsel, greift die hinterlegte Vorlage nicht mehr und muss nachgepflegt werden. Der Aufwand verlagert sich damit von der Buchhaltung in die IT.

Verfahren, die den Beleg inhaltlich auswerten, kommen ohne Vorlagen aus und verarbeiten auch Rechnungen von bisher unbekannten Lieferanten. Für den Vergleich ist daher weniger die Erkennungsrate auf bekannten Formularen aussagekräftig als das Verhalten bei unbekannten.

Welcher Anteil realistisch ohne Hand läuft

Branchenannahmen gehen von rund 85 Prozent der Belege aus, die ohne manuellen Eingriff durchlaufen können, wenn Auslesen, Prüfen und Buchen zusammen automatisiert sind. Mit diesem Wert rechnet auch der Rechner auf dieser Website.

Die Größenordnung ergibt sich aus zwei betrieblichen Kennzahlen: Belege pro Monat und Bearbeitungsminuten je Beleg. Vierhundert Belege im Monat zu je zwölf Minuten entsprechen 960 Stunden im Jahr. Achtzig Prozent davon sind rund 770 Stunden. Das ist eine Modellrechnung, keine Messung.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Was der Rest ist, und warum das gut so ist

Die verbleibenden rund fünfzehn Prozent sind überwiegend Fälle, in denen eine Entscheidung erforderlich ist, die sich aus dem Dokument allein nicht ableiten lässt: eine Rechnung ohne Bestellbezug, eine Preisabweichung, eine Gutschrift auf einen strittigen Vorgang, eine Teillieferung.

Für die Bewertung eines Systems ist entscheidend, wie es mit diesen Fällen umgeht. Werden sie erkannt und mit Begründung zur Klärung vorgelegt, bleibt der Aufwand im Eingang. Werden sie ohne Prüfung gebucht, verschiebt sich die Klärung in den Abschluss, wo sie aufwendiger ist.

Aussagekräftiger als die Erkennungsrate ist deshalb das dokumentierte Verhalten bei unsicherer Datenlage.

Woran Sie ein Angebot prüfen

• Endet der Ablauf beim Buchungssatz? Ist danach noch eine Übertragung erforderlich, bleibt der Erfassungsaufwand bestehen.
• Sind Vorlagen je Lieferant erforderlich? Dann entsteht laufender Pflegeaufwand.
• Wie wird mit unsicheren Fällen verfahren? Vorlage zur Klärung mit Begründung oder automatische Buchung ohne Hinweis.
• Ist jeder Vorgang nachvollziehbar? Für die Prüfung muss dokumentiert sein, aufgrund welcher Angaben ein Beleg einem Konto zugeordnet wurde.
• Wonach richtet sich der Preis? Verbreitet sind Nutzerlizenzen und mengenabhängige Abrechnung je verarbeitetem Beleg.

Quellen und Stand. Der Automatisierungsanteil von rund 85 Prozent folgt den Branchenannahmen zu elektronischer Rechnungsverarbeitung, die auch dem Rechner auf dieser Website zugrunde liegen. Die Annahmen stehen dort vollständig und aufklappbar. Alle Rechenbeispiele in diesem Text sind Modellrechnungen, keine gemessenen Ergebnisse eines bestimmten Betriebs.