KI-Mitarbeiter der Werklane Plattform

Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine: gelesen, geprüft, gebucht.

Der Sachbearbeiter liest Ihre Belege, prüft sie gegen Ihre Stammdaten und übergibt sie direkt in Ihr ERP. Ihr Team bestätigt nur noch Zweifelsfälle, mit einem Klick.

Erstgespräch vereinbaren Alle vier Mitarbeiter
  • Verarbeitung in Frankfurt am Main
  • Ihre Daten trainieren keine fremden Modelle

Der Posteingang arbeitet, ohne dass jemand tippt

  • rund 80 %

    weniger Zeit für die Erfassung von Belegen, Aufträgen und Anfragen, die heute von Hand läuft

    Branchenannahme nach dem Billentis E-Invoicing Report, Details im Rechner unten.

  • rund um die Uhr

    der Eingang wird auch nachts und am Wochenende abgearbeitet, morgens liegt das Ergebnis vor

  • jeder Vorgang

    wird protokolliert und lässt sich in der Werklane Plattform bis auf das Ursprungsdokument zurückverfolgen

Anwendungsfälle

Ein Mitarbeiter, viele Eingänge

  • RECHNUNG 4.760,00 € IHR ERP gebucht Lieferant Lieferant A Rechnungsnummer 2026/1191 Netto 4.000,00 € Umsatzsteuer 760,00 € Felder übernommen 5 von 5

    Auftragserfassung

    Bestellungen kommen als PDF, Mail oder Tabelle an und stehen als Auftrag im ERP, mit Artikeln, Mengen und Preisen gegen Ihre Stammdaten geprüft.

  • Rechnungserfassung

    Eingangsrechnungen werden gelesen, vorkontiert und gebucht. Summen, Steuersätze und Bankverbindungen werden dabei geprüft, bevor etwas im Zahlungslauf landet.

  • Lieferscheine

    Lieferscheine werden dem Auftrag zugeordnet und abgeglichen. Fehlmengen und Abweichungen fallen sofort auf, nicht erst bei der Rechnung.

  • Anfragen und Angebote

    Eingehende Anfragen werden erfasst und dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet, mit allen Positionen als Vorlage für das Angebot.

  • Postfach-Vorsortierung

    Ein gemeinsames Postfach wie info@ oder auftrag@ wird laufend gesichtet. Jede Mail landet als richtiger Vorgangstyp beim richtigen Team.

  • Jedes Format

    PDF, Mail, Foto, Scan oder Tabelle, gedruckt oder handschriftlich ergänzt. Das Layout des Absenders spielt keine Rolle, Vorlagen pflegen Sie nicht.

So funktioniert es

Vier Schritte, nur einer bei Ihnen: ein Klick

  1. Belege kommen an

    Aus dem Postfach, einem Ablageordner oder per Weiterleitung. Es ändert sich nichts daran, wie Ihre Kunden und Lieferanten Ihnen Dokumente schicken.

  2. Lesen und prüfen

    Ihr KI-Mitarbeiter liest die Inhalte und prüft sie gegen Ihre Stammdaten: Lieferant, Artikel, Preise, Summen, Bankverbindung.

  3. Buchen oder rückfragen

    Eindeutige Vorgänge gehen direkt ins ERP. Alles andere bekommt Ihr Team als Rückfrage vorgelegt, die Bestätigung ist ein Klick.

  4. Nachvollziehen

    Jeder Schritt ist protokolliert. In der Werklane Plattform sehen Sie zu jedem Vorgang das Ursprungsdokument und was daraus geworden ist.

Sachbearbeiter geprüft
  • LieferantLieferant A
  • Rechnungsnummer2026/1191
  • Netto4.000,00 €
  • Umsatzsteuer760,00 €
  • Brutto4.760,00 €
Felder übernommen5 von 5

Was das ausmacht

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Pro Jahr, als Spanne

Was der Betrieb kostet, hängt von der Dokumentenmenge ab und wird im Erstgespräch gegen diese Ersparnis gerechnet.

Erstgespräch vereinbaren
Annahmen und Quellen

Die Spanne rechnet mit 70 bis 85 Prozent Automatisierung der heutigen Erfassungszeit. Die 85 Prozent sind die Branchenannahme aus dem Billentis E-Invoicing Report, mit der auch unser Angebotsrechner arbeitet, die 70 Prozent sind unsere vorsichtige Untergrenze.

Integrationen

Arbeitet in den Systemen, die Sie schon haben

  • Microsoft Dynamics 365 Business CentralERP

    Eingangsrechnungen werden als Einkaufsrechnung mit Zeilen und Sachkonto direkt in Business Central angelegt.

  • weclappERP

    Eingangsbelege werden per Schnittstelle direkt als Beleg in weclapp angelegt, inklusive Lieferant und Positionen.

  • CSV und Excel (jedes ERP)ERP

    Ergebnisse werden auf Wunsch als CSV oder Excel im vorab definierten Format übergeben, passend zum Import Ihres Systems.

  • DATEVBuchhaltung

    Eingangsrechnungen werden als vorkontierter Buchungsstapel im DATEV-Format übergeben. Ihr Steuerberater importiert sie mit einem Klick, ohne Nacharbeit.

  • Lexware OfficeBuchhaltung

    Belege werden ausgelesen und per Schnittstelle direkt in Lexware Office abgelegt, fertig zur Buchung.

  • SharePointAblage

    Belege, die in SharePoint-Ordnern abgelegt werden, holt der Sachbearbeiter automatisch ab und verarbeitet sie weiter.

  • NetzlaufwerkeAblage

    Scans und Belege aus überwachten Ordnern werden automatisch eingelesen und weiterverarbeitet.

  • Cloudspeicher (OneDrive, Google Drive, Dropbox)Ablage

    Ein überwachter Ordner im Cloudspeicher genügt. Dort abgelegte Rechnungen und Lieferscheine werden automatisch verarbeitet.

  • NextcloudAblage

    Belege aus Nextcloud-Ordnern werden automatisch abgeholt und verarbeitet, die Originale bleiben auf Ihrem System.

  • Postfächer (IMAP und Exchange)Postfach

    Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, die per E-Mail eingehen, werden direkt aus dem Postfach gelesen und verarbeitet. Das Weiterleiten und Einscannen entfällt.

  • Microsoft 365 (Outlook und Exchange Online)Postfach

    Der Sachbearbeiter überwacht zentrale Postfächer wie rechnung@ in Exchange Online und zieht Belege automatisch aus den Anhängen.

  • Ihr System fehlt?

    Fehlt eine Schnittstelle, bauen wir sie. Das gehört zur Einrichtung. Nennen Sie uns im Erstgespräch Ihr System, dann sagen wir Ihnen, was es kostet.

Häufige Fragen

Wo werden unsere Belege verarbeitet?

In Frankfurt am Main, in einer für Sie abgeschotteten Umgebung. Ihre Daten verlassen Deutschland nicht und trainieren keine Modelle anderer Kunden.

Welche Dokumente kann Werklane verarbeiten?

Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine, Anfragen und Bestellungen. Entscheidend ist der Inhalt, das Format liest Ihr KI-Mitarbeiter selbst, von der sauberen PDF bis zum abfotografierten Lieferschein.

Was passiert bei unklaren Fällen?

Automatisch erledigt wird nur, was eindeutig ist: die Angaben passen zu Ihren Stammdaten und zum Vorgang. Alles andere geht als Rückfrage an Ihr Team und wird mit einem Klick bestätigt oder korrigiert.

Müssen wir Vorlagen oder Regeln pflegen?

Nein. Die Regeln legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest, danach laufen sie bei uns. Es gibt keine Vorlagen je Lieferant, die jemand aktuell halten muss.

Wie kommt das Ergebnis in unser ERP?

Direkt als Beleg oder Auftrag in Ihrem System, oder als Datei im vorab definierten Format. Fehlt eine Schnittstelle, bauen wir sie im Zuge der Einrichtung.

Wie ist das Preismodell?

Zu Beginn steht der KI-Check: zwei Wochen, 2.500 Euro fest, voll anrechenbar auf die Einrichtung. Danach richten wir den ersten KI-Mitarbeiter zum Festpreis ein, gefolgt von einer Testphase über zwei bis drei Monate, die Sie jederzeit beenden können. Im laufenden Betrieb richtet sich der Preis nach der Nutzung.

Der erste Schritt ist der KI-Check. Zwei Wochen, 2.500 Euro, voll anrechenbar.

KI-Check anfragen