Wissen · Zahlungsverkehr

Vier Verlustquellen im Zahlungslauf

In der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung entstehen regelmäßig Verluste, die auf Prozesslücken zurückgehen und nicht auf Bearbeitungsfehler. Dieser Text beschreibt vier typische Stellen, ihre Ursachen und die üblichen Größenordnungen.

WerklaneVeröffentlicht am 8. August 2026Zuletzt geprüft am 4. September 2026Lesezeit rund 6 Minuten

Büro mit zwei Schreibtischen, eine Person arbeitet am Fenster

Doppelzahlungen

Doppelzahlungen entstehen überwiegend durch Mehrfacherfassung desselben Vorgangs. Typische Ursachen sind der Eingang auf zwei Wegen, etwa als PDF in der Buchhaltung und als Papier im Einkauf, die Erfassung einer Mahnung als eigenständige Rechnung, und abweichende Schreibweisen der Rechnungsnummer, etwa mit und ohne führende Null.

Standardprüfungen im ERP erkennen diese Fälle häufig nicht, weil sie eine exakte Übereinstimmung von Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag voraussetzen.

Entdeckt werden Doppelzahlungen oft erst durch eine Rückerstattung des Lieferanten. Das setzt voraus, dass dieser den Vorgang selbst bemerkt und meldet.

Verfallenes Skonto

Zwei Prozent Skonto bei zehn Tagen gegenüber dreißig Tagen netto entsprechen aufs Jahr gerechnet einer zweistelligen Verzinsung. Skonto verfällt dennoch regelmäßig, überwiegend aus drei Gründen:

Die Rechnung wird mit Verzögerung erfasst, etwa weil sie mehrere Tage im Posteingang liegt.
Die sachliche Freigabe verzögert sich durch Abwesenheit der zuständigen Person.
Der Zahlungslauf findet an festen Wochentagen statt, die Skontofrist endet davor.

Verfallenes Skonto erzeugt keine Buchung und erscheint deshalb in keiner Auswertung. Der Betrag ist nur über einen Abgleich von Zahlungsziel und Zahlungsdatum ermittelbar.

Ausbleibende Zahlungseingänge

Auf der Debitorenseite bleiben offene Posten unbemerkt, wenn sie in einer dauerhaft gefüllten Liste offener Forderungen nicht auffallen.

Besonders betroffen sind Teilzahlungen, bei denen der Posten als bearbeitet erscheint, obwohl ein Restbetrag offen bleibt, sowie Zahlungen mit Abzügen, deren Berechtigung ungeklärt ist.

Geänderte Bankverbindungen

Beim Zahlungsbetrug über geänderte Bankverbindungen wird per E-Mail eine neue Kontoverbindung mitgeteilt. Die Nachricht ist dem bisherigen Schriftverkehr nachgebildet, der den Tätern häufig durch Zugriff auf ein Postfach bekannt ist.

Wirksam sind zwei organisatorische Maßnahmen. Erstens die Rückbestätigung einer geänderten Bankverbindung über eine Telefonnummer aus dem eigenen Stammsatz und nicht aus der Nachricht. Zweitens eine automatische Sperre für jeden Posten, dessen Kontoverbindung von der zuletzt verwendeten abweicht.

Die Größenordnung

Branchenerhebungen zu Prozessqualität und wirtschaftskriminellen Vorfällen setzen folgende Größenordnungen an:

Die Prozentsätze beziehen sich je Zeile auf Kreditorenvolumen oder Umsatz, sie lassen sich deshalb nicht addieren. Es handelt sich um Branchenannahmen, nicht um Messwerte eines bestimmten Betriebs.

Bei einem Kreditorenvolumen von 20 Millionen Euro entsprechen die ersten beiden Punkte zusammen rund 140.000 Euro im Jahr. Der Betrag verteilt sich auf eine große Zahl kleiner Vorgänge und tritt deshalb in Abweichungsanalysen nicht als Einzelposten hervor. Es handelt sich um eine Modellrechnung.

Mit Ihren Zahlen rechnen

Maßgeblich ist der Prüfzeitpunkt. Eine nachgelagerte Prüfung, etwa im Jahresrhythmus, stellt die Vorgänge fest. Eine Prüfung vor der Freigabe des Zahlungslaufs verhindert sie.

Quellen und Stand. Die vier Prozentsätze folgen den Branchenannahmen zu Prozesskosten in der Kreditorenbuchhaltung und zu wirtschaftskriminellen Verlusten, die auch dem Rechner auf dieser Website zugrunde liegen. Die Annahmen stehen dort vollständig und aufklappbar. Die Rechenbeispiele sind Modellrechnungen, keine gemessenen Ergebnisse eines bestimmten Betriebs.